Privacy- & cookieverklaring


14 januari 2021


Uw privacy is voor ISPE van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder: AVG).
Dit betekent dat wij:

  • Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacyverklaring;
  • Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
  • Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
  • Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;
  • Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw bij ons verwerkte persoonsgegevens.

Uw gegevens zijn veilig bij ons en wij zullen deze gegevens altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we bij het bedrijf ISPE allemaal doen met informatie die we over u te weten komen.

Als u vragen heeft of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met ISPE.


Contactformulier

Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen. Hiervoor gebruiken wij uw NAW-gegevens en e-mailadres. Hier hebben wij een legitiem belang bij. Zo kunnen we bij vervolgvragen de informatie er makkelijk bij pakken.

Verstrekken aan derden
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen.

Bewaartermijn
Wij bewaren deze informatie totdat we zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie en drie maanden daarna.


Statistieken & beveiliging

Wij houden statistieken bij over het gebruik van onze website. Met deze statistieken verbeteren we onze website, om een betere klantbediening te realiseren. Hiervoor gebruiken uw IP-adres, echter dit IP-adres wordt door Strato direct geanonimiseerd middels hashing. Op deze manier voorkomen wij dat er persoonsgegevens van u worden opgeslagen, op het moment dat u onze website bezoekt.

Uw middels hashing geanonimiseerde IP-adres tevens opgeslagen ten einde preventief en reactief te kunnen reageren bij een cyber-aanval.

Verstrekken aan derden
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen.

Bewaartermijn
Aangezien deze informatie geen persoonsgegevens bevat, koppelen wij hieraan ook geen vaste bewaartermijn.


Cookies
ISPE gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in kunnen opslaan om de website te kunnen laten functioneren. Wij gebruiken enkel zogenaamde technische cookies. Dit zijn cookies die noodzakelijk zijn voor het gebruik van de website. Deze cookies verwerken geen persoonsgegevens van u en worden direct na het verlaten van de website weer verwijderd.  

Verstrekken aan derden
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen.

Bewaartermijn
De cookies worden verwijderd op het moment dat u de website verlaat.


Administratie
Op grond het Burgerlijk Wetboek en de fiscale wetgeving hebben wij een wettelijke verplichting een deugdelijke administratie te voeren. Tevens moeten wij voldoen aan de bewaarplicht. Om deze reden verwerken wij de volgende gegevens:

  • NAW-gegevens
  • Financiële gegevens, zoals bankrekeningnummer en BTW-nummer

Verstrekken aan derden
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen. 
Dit zijn de bedrijven die ons helpen bij de opslag van de gegevens op de servers en het onderhoud daarvan. En daarnaast Exact Online en onze accountant Vermetten. Ten slotte delen wij bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens met andere verwerkingsverantwoordelijken, zoals de Belastingsdienst en financiële instellingen.

Bewaartermijn
Wij bewaren deze informatie voor de duur van 7 jaar, of langer indien de wet dit voorschrijft. Dit kan voorkomen op het moment dat wetgeving wijzigt.


Algemene communicatie
Om een normale bedrijfsvoering te kunnen realiseren ontvangen en verzenden wij e-mails en voeren wij telefoongesprekken. Dit omvat zowel communicatie met relaties, leveranciers als beoogde relaties (prospects). Hier hebben wij een legitiem belang bij. Om deze reden verwerken wij de volgende gegevens:

  • NAW-gegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Relevante zaken als besproken tijdens een contactmoment

Verstrekken aan derden
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen. Dit zijn de bedrijven die ons helpen bij de opslag van de gegevens op de servers en het onderhoud daarvan.

Bewaartermijn
Wij bewaren deze informatie totdat we zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie en 3 jaar daarna.


Klantvragen & klantinformatie
Om klantvragen te kunnen beantwoorden en voortgangsrapportages te kunnen versturen, gebruiken wij e-mail en voeren wij telefoongesprekken. Dit is om aan onze contractuele verplichting naar klanten toe te kunnen voldoen. Hierbij verwerken wij de volgende gegevens:

  • NAW-gegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres

Verstrekken aan derden
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen. 
Dit zijn de bedrijven die ons helpen bij de opslag van de gegevens op de servers en het onderhoud daarvan. En daarnaast Strato, als onze e-mailprovider. 

Bewaartermijn
Wij bewaren deze informatie gedurende de looptijd van het contract van ISPE met u of de organisatie waarvoor u werkzaam bent, plus 1 jaar.


Solliciteren
Als je bij ISPE solliciteert, dan vragen we je om een CV te sturen. Beperk je in je CV tot noodzakelijke informatie; wij hoeven niet te weten of je getrouwd bent, welke medische aandoeningen je hebt en zelfs niet hoe je eruit ziet. Werkervaring, competenties en diploma's is voor ons meer dan voldoende! En een telefoonnummer of e-mailadres is handig om contact op te nemen. De verwerking hiervan doen wij op basis van een gerechtvaardigd belang om te komen tot een juiste kandidaat. Levert de sollicitatie geen match op tussen ons? Dan verwijderen wij jouw CV (en bijbehorende e-mails) binnen 1 maand.

Ontvangen wij CV's waarin bepaalde persoonsgegevens staan die wij niet willen en mogen verwerken, dan zijn wij genoodzaakt je CV direct te verwijderen. Hiervan zullen we je uiteraard op de hoogte stellen en je verzoeken ons een aangepast CV toe te sturen.


Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

  • Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam (waar mogelijk) en wachtwoord, waarop het wachtwoordbeleid van toepassing is
  • Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en een login token (waar mogelijk)
  • De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een aparte, afgeschermde mappen
  • Wij nemen fysieke maatregelen zoals sloten en kluizen voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opgeslagen zijn
  • Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer uw      persoonsgegevens invoert
  • Wij houden logs bij van alle opvragingen van persoonsgegevens


Derden
De bedrijven waar mee samengewerkt wordt in het kader van verwerking van persoonsgegevens zijn:

·      Strato AG, Pascalstrasse 10, 10587, Berlijn, Duitsland

·      Exact Group B.V., Molengraaffsingel 33, 2629 JD, Delft, Nederland

·      Opsgy, Wilgenhof 9, 4841 RB, Prinsenbeek, Nederland

·      PushTo.Space, Stationsplein 13F, 4702 VZ, Roosendaal, Nederland

·      Rekenraad Vermetten, Bredaseweg 107, 4872 LA, Etten-Leur, Nederland


Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer ons bedrijf wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen aan uw door te geven.


Uw rechten
Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen.
Zie de contactgegevens hieronder.

U hebt de volgende rechten:

  • uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
  • inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben
  • het laten corrigeren van fouten
  • het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
  • intrekken van toestemming
  • een bepaalde verwerking beperken
  • bezwaar maken tegen een bepaald gebruik

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Bovenstaande rechten zijn afhankelijk van de juridische grondslag, waarop wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren. Voor meer informatie over uw rechten verwijzen wij naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Tevens is het mogelijk dat wij onder bepaalde omstandigheden juridisch gezien geen opvolging kunnen geven aan uw verzoek. Bijvoorbeeld wanneer ons dit door de wet of een daartoe bevoegde instantie is verboden. Indien mogelijk informeren wij uw hierover als u uw verzoek indient.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.


Klacht indienen

Als u een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u een e-mail sturen naar privacy@ispe.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met u.

Daarnaast heeft u te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.


Contactgegevens

ISPE B.V.
Speelhuislaan 158
4815 CJ Breda
E-mailadres: privacy@ispe.nl
Telefoon: +31 (0)76 230 5009

KvK nummer: 81212054